Notaría Trigésima Sexta del Cantón Quito

Políticas de Privacidad

CAPÍTULO I: CUESTIONES PRELIMINARES

En el marco de lo establecido en la Constitución de la República del Ecuador sobre la protección de datos y privacidad de tratamiento de los mismos como derecho fundamental y en estricto cumplimiento a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales publicada en el Registro Oficial Suplemento 459 de 26 de mayo del 2021 y su respectivo Reglamento, la presente Política tiene como objetivo informar a los titulares las condiciones sobre las cuales son tratados los datos personales de los usuarios, proveedores y trabajadores de la Notaría Trigésima Sexta del cantón Quito.

La naturaleza del presente documento es meramente informativa, por lo tanto, no constituye un medio para recopilar el consentimiento de los titulares de protección de datos personales.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Yo, María Augusta Peña Vásquez, MSc. Notaria Trigésima Sexta del cantón Quito (en adelante “Notaría”), cuya información de contacto es:

Razón Social: NOTARÍA TRIGÉSIMA SEXTA DEL CANTÓN QUITO

Dirección: Corea 126 y Av. Amazonas, Edificio BELMONTE, piso 2, oficina 201.

Correo electrónico: [email protected]

Teléfono: 02 245 0077

1. ALCANCE

El presente documento es aplicable a todos los usuarios que realicen en la notaría cualquier tipo de trámite regulado por la Ley Notarial y la normativa conexa. También es aplicable a trabajadores, proveedores externos y, en general, a todas las personas que mantengan relaciones contractuales, ya sean verbales o escritas, con la Notaría.

DEFINICIONES

Autoridad de Protección de Datos Personales: Autoridad pública independiente encargada de supervisar la aplicación de la presente ley, reglamento y resoluciones que ella dicte, con el fin de proteger los derechos y libertades fundamentales de las personas naturales, en cuanto al tratamiento de sus datos personales.

Anonimización: La aplicación de medidas dirigidas a impedir la identificación o reidentificación de una persona natural, sin esfuerzos desproporcionados.

Base de datos o fichero: Conjunto estructurado de datos cualquiera que fuera la forma, modalidad de creación, almacenamiento, organización, tipo de soporte, tratamiento, procesamiento, localización o acceso, centralizado, descentralizado o repartido de forma funcional o geográfica.

Consentimiento: Manifestación de la voluntad libre, específica, informada e inequívoca, por el que el titular de los datos personales autoriza al responsable del tratamiento de los datos personales a tratar los mismos.

Dato biométrico: Dato personal único, relativo a las características físicas o fisiológicas, o conductas de una persona natural que permita o confirme la identificación única de dicha persona, como imágenes faciales o datos dactiloscópicos, entre otros.

Dato genético: Dato personal único relacionado a características genéticas heredadas o adquiridas de una persona natural que proporcionan información única sobre la fisiología o salud de un individuo.

Dato personal: Dato que identifica o hace identificable a una persona natural, directa o indirectamente.

Datos personales crediticios: Datos que integran el comportamiento económico de personas naturales, para analizar su capacidad financiera.

Datos relativos a: etnia, identidad de género, identidad cultural, religión, ideología, filiación política, pasado judicial, condición migratoria, orientación sexual, salud, datos biométricos, datos genéticos, datos relativos a las personas apátridas y refugiados que requieren protección internacional, y aquellos cuyo tratamiento indebido pueda dar origen a discriminación, atenten o puedan atentar contra los derechos y libertades fundamentales.

Datos relativos a la salud: datos personales relativos a la salud física o mental de una persona, incluida la prestación de servicios de atención sanitaria, que revelen información sobre su estado de salud.

Datos sensibles: Datos relativos a: etnia, identidad de género, identidad cultural, religión, ideología, filiación política, pasado judicial, condición migratoria, orientación sexual, salud, datos biométricos, datos genéticos y aquellos cuyo tratamiento indebido pueda dar origen a discriminación, atenten o puedan atentar contra los derechos y libertades fundamentales.

Delegado de protección de datos: Persona natural encargada de informar al responsable o al encargado del tratamiento sobre sus obligaciones legales en materia de protección de datos, así como de velar o supervisar el cumplimiento normativo al respecto, y de cooperar con la Autoridad de Protección de Datos Personales, sirviendo como punto de contacto entre esta y la entidad responsable del tratamiento de datos.

Destinatario: Persona natural o jurídica que ha sido comunicada con datos personales.

Fuente accesible al público: Bases de datos que pueden ser consultadas por cualquier persona, cuyo acceso es público, incondicional y generalizado.

Responsable de tratamiento de datos personales: persona natural o jurídica, pública o privada, autoridad pública, u otro organismo, que solo o conjuntamente con otros decide sobre la finalidad y el tratamiento de datos personales.

Sellos de protección de datos personales: Acreditación que otorga la entidad certificadora al responsable o al encargado del tratamiento de datos personales, de haber implementado mejores prácticas en sus procesos, con el objetivo de promover la confianza del titular, de conformidad con la normativa técnica emitida por la Autoridad de Protección de Datos Personales.

Transferencia o comunicación: Manifestación, declaración, entrega, consulta, interconexión, cesión, transmisión, difusión, divulgación o cualquier forma de revelación de datos personales realizada a una persona distinta al titular, responsable o encargado del tratamiento de datos personales. Los datos personales que comuniquen deben ser exactos, completos y actualizados.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, ya sea por procedimientos técnicos de carácter automatizado, parcialmente automatizado o no automatizado, tales como: la recogida, recopilación, obtención, registro, organización, estructuración, conservación, custodia, adaptación, modificación, eliminación, indexación, extracción, consulta, elaboración, utilización, posesión, aprovechamiento, distribución, cesión, comunicación o transferencia, o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo, interconexión, limitación, supresión, destrucción y, en general, cualquier uso de datos personales.

Vulneración de la seguridad de los datos personales: Incidente de seguridad que afecta la confidencialidad, disponibilidad o integridad de los datos personales.

1. DATOS PERSONALES

La Notaría, para efectos del cumplimiento de sus obligaciones y responsabilidades establecidas en la Constitución y la Ley, en calidad de órgano auxiliar de la Función Judicial, ejecuta el tratamiento de datos personales, entre los cuales incluyen pero no se limitan, a los siguientes:

DATOS BIOMÉTRICOS: imágenes faciales y datos dactiloscópicos.

DATOS PERSONALES CONTENIDOS EN CÉDULA DE CIUDADANÍA O IDENTIDAD: nombres y apellidos, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, sexo, número de cédula, nombres y apellidos de padre, nombres y apellidos de la madre, estado civil, tipo de sangre, código dactilar.

DATOS PERSONALES DE CONTACTO: número de teléfono convencional y/o celular, correo electrónico, dirección de domicilio, entre otros.

DATOS SENSIBLES: etnia, identidad de género, identidad cultural, religión, ideología, filiación política, pasado judicial, condición migratoria, orientación sexual, salud, datos biométricos, datos genéticos.

DATOS PERSONALES CREDITICIOS: datos que integran el comportamiento económico de personas naturales, para analizar su capacidad financiera.

DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD: datos que identifican o hacen identificables a personas menores de dieciocho años.

1. RECOPILACION DE DATOS PERSONALES

La Notaría recibe datos personales de los usuarios, trabajadores, proveedores, contratistas de las siguientes maneras:

Información personal de comparecientes plasmada en minutas elaboradas y entregadas por abogados como requisito para realizar los trámites notariales, en cumplimiento a la normativa vigente.

Mediante formularios de información personal llenados por los titulares.

Recepción de copias de cédula y papeleta de votación como requisito para diferentes trámites.

Recepción y revisión de documentos originales contenedores de datos personales para ejercicio de las facultades establecidas en la Ley Notarial.

Consulta de datos personales en portales de acceso público para la prestación del servicio Notarial.

Obtención de información personal, datos de contacto, así como datos financieros o patrimoniales de los otorgantes de Escrituras Públicas y otros actos notariales cuando se requieran, en cumplimiento a la Ley Notarial y normativa conexa.

Obtención de datos biométricos, como son imágenes faciales y/o datos dactiloscópicos como requisito formal de Escrituras Públicas, para garantizar la seguridad del archivo notarial y espacios de trabajo y efectuar el control de asistencia del personal.

Recepción de Hojas de vida con datos personales, experiencia académica y profesional para procesos de selección de personal.

Obtención de datos personales necesarios para la suscripción de contratos o inicio de relaciones comerciales con proveedores y trabajadores de la Notaría.

1. FINALIDAD DE TRATAMIENTO

Los Notarios son funcionarios investidos de fe pública para autorizar a petición de parte, actos, contratos y documentos determinados en las leyes. En cumplimiento a sus atribuciones y responsabilidades, la Notaría ejecuta el tratamiento de datos personales de usuarios, con la única y exclusiva finalidad de prestar el servicio notarial a los usuarios que así lo soliciten.

El tratamiento de datos personales de candidatos laborales, trabajadores, y proveedores es realizado estrictamente con el fin de cumplir las medidas precontractuales y contractuales pertinentes de acuerdo con la naturaleza de la relación jurídica.

CAPÍTULO II: BASES DE LEGITIMACION

La Notaría se encuentra legitimada, es decir permitida legalmente, a tratar sus datos personales con fundamento una o varias de las siguientes bases legitimadoras:

Consentimiento del titular.
Cumplimiento de una obligación legal.
Acatamiento de orden judicial.
Cumplimiento de responsabilidades realizadas en interés público o ejercicio de poderes públicos conferidos derivados de competencias atribuidas por la Ley.
Tratamiento de datos personales que consten en bases de datos de acceso público.
Interés legítimo.

CAPÍTULO III: PRINCIPIOS

La Notaría, trata sus datos personales en estricta observancia de los siguientes principios:

Juridicidad. -La Notaría trata los datos personales en estricto cumplimiento a los principios, derechos y obligaciones establecidas en la Constitución, los instrumentos internacionales, la Ley Orgánica de Datos Personales, su Reglamento y la demás normativa y jurisprudencia aplicable.

Lealtad. – La Notaría en ningún caso tratará los datos personales a través de medios o para fines, ilícitos o desleales.

Transparencia. -El tratamiento de datos personales que realiza la Notaría es transparente, por lo que toda información o comunicación relativa al tratamiento que la Notaría ejecuta es accesible y fácil de entender.

Finalidad. – La Notaría ejecuta el tratamiento de datos personales en cumplimiento a sus responsabilidades en su calidad de órgano auxiliar de la función judicial, estableciendo las finalidades de tratamiento determinadas, explícitas, legítimas y debidamente comunicadas al titular.

Pertinencia y minimización de datos personales. -Los datos personales tratados por la Notaría son únicamente los pertinentes y se encuentran limitados a lo estrictamente necesario para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento.

Proporcionalidad del tratamiento. -El tratamiento de datos personales que realiza la Notaría es adecuado, necesario, oportuno, relevante y no excesivo con relación a las finalidades para las cuales hayan sido recogidos o a la naturaleza misma y de las categorías especiales de datos.

Confidencialidad. – La Notaría guarda el debido sigilo y secreto en el tratamiento de datos personales, es decir, no debe trata o comunica los datos recopilados para un fin distinto para el cual fueron recogidos, a menos que concurra una de las causales que habiliten un nuevo tratamiento conforme los supuestos de tratamiento legítimo señalados en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

Calidad y exactitud. - La Notaría revisará constantemente la información recopilada con el fin de que los datos personales que sean objeto de tratamiento sean exactos, íntegros, precisos, completos, comprobables, claros; y, de ser el caso, debidamente actualizados; de tal forma que no se altere su veracidad.

Conservación. -La Notaría conservará los datos personales durante un tiempo no mayor al necesario para cumplir con la finalidad de su tratamiento. La conservación ampliada de tratamiento de datos personales únicamente se realizará con fines de archivo en interés público, en su calidad de órgano auxiliar de la función judicial.

Seguridad de datos personales. -La Notaría implementa todas las medidas de seguridad adecuadas y necesarias, entendiéndose por tales las aceptadas por el estado de la técnica, sean estas organizativas, técnicas o de cualquier otra índole, para proteger los datos personales frente a cualquier riesgo, amenaza, vulnerabilidad.

CAPÍTULO IV: TRANSFERENCIA Y COMUNICACIONES

La Notaría no entregará de manera ilegítima los datos personales entregados a su custodia. Tampoco distribuirá, peor aún arrendará a terceros o lucrará de su información personal.

Los datos personales entregados por los usuarios del servicio notarial serán transferidos o comunicados a terceros en los siguientes supuestos:

Requerimiento de copias o compulsas de Escrituras Públicas y/o documentos protocolizados, en cuyo caso, se requerirá la información personal y de contacto del solicitante, así como una breve descripción del motivo de su solicitud.

Orden de Autoridad judicial competente.

CAPÍTULO V: DERECHOS DE LOS TITULARES

Los usuarios del servicio Notarial, y en general, titulares de datos personales que han entregado su información personal bajo la custodia de la Notaría, tienen los siguientes derechos:

Derecho de acceso: Podrá consultar sus datos personales que están siendo objeto de tratamiento por la Notaría. El titular tiene derecho a conocer y a obtener de la Notaría acceso a todos sus datos personales y a su información. En caso de solicitud de copias certificadas que reposan en el archivo notarial, el costo será el determinado en las tarifas notariales previamente establecidas por el Consejo de la Judicatura. El plazo para hacer efectivo este derecho será de quince días contado a partir de la solicitud del titular.

Derecho de rectificación y actualización. - El titular tiene el derecho a solicitar la rectificación y actualización de sus datos personales inexactos o incompletos. Para tal efecto, el titular deberá presentar los justificativos del caso. El plazo para hacer efectivo este derecho será de quince días contado a partir de la solicitud del titular.

Derecho de eliminación.- El titular tiene derecho a que la Notaría, elimine sus datos personales cuando: 1) El tratamiento no cumpla con los principios establecidos en la ley; 2) El tratamiento no sea necesario o pertinente para el cumplimiento de la finalidad; 3) Los datos personales hayan cumplido con la finalidad para la cual fueron recogidos o tratados; 4) Haya vencido el plazo de conservación de los datos personales; 5) El tratamiento afecte derechos fundamentales o libertades individuales; 6) Revoque el consentimiento prestado o señale no haberlo otorgado para uno o varios fines específicos, sin necesidad de que medie justificación alguna, siempre y cuando dicha eliminación de datos personales no se encuentre prohibida por la ley, transgreda el principio de publicidad notarial, o a su vez, que la custodia y/o archivo de la información personal sea realizada en cumplimiento de una obligación legal en calidad de órgano auxiliar de la función judicial; o, 7) Exista obligación legal.

En caso de ser procedente la solicitud de eliminación, la Notaría implementará métodos y técnicas orientadas a eliminar, hacer ilegible, o dejar irreconocibles de forma definitiva y segura los datos personales. Esta obligación la deberá cumplir en el plazo de quince (15) días de recibida la solicitud por parte del titular y será gratuito.

Derecho de oposición. El titular tiene el derecho a oponerse o negarse al tratamiento de sus datos personales, en los siguientes casos: 1) No se afecten derechos y libertades fundamentales de terceros, la ley se lo permita y no se trate de información pública, de interés público o cuyo tratamiento está ordenado por la ley. 2) El tratamiento de datos personales tenga por objeto la mercadotecnia directa; el interesado tendrá derecho a oponerse en todo momento al tratamiento de los datos personales que le conciernan, incluida la elaboración de perfiles; en cuyo caso los datos personales dejarán de ser tratados para dichos fines. 3) Cuando no sea necesario su consentimiento para el tratamiento como consecuencia de la concurrencia de un interés legítimo, y se justifique en una situación concreta personal del titular, siempre que una ley no disponga lo contrario.

Derecho a la portabilidad. - El titular tiene el derecho a recibir de la Notaría, sus datos personales en un formato compatible, actualizado, estructurado, común, interoperable y de lectura mecánica, preservando sus características; o a transmitirlos a otros responsables. El titular podrá solicitar que la Notaría realice la transferencia o comunicación de sus datos personales a otro responsable del tratamiento en cuanto fuera técnicamente posible.

Derecho a la suspensión del tratamiento. - El titular tendrá derecho a solicitar la suspensión del tratamiento de los datos, cuando se cumpla alguna de las condiciones siguientes: 1) Cuando el titular impugne la exactitud de los datos personales, siempre que dicha solicitud no sea incompatible con la obligación legal de custodia y clasificación del archivo notarial, la ley se lo permita y no se trate de información pública, de interés público o cuyo tratamiento está ordenado por la ley, mientras la Notaría verifica la exactitud de los mismos. 2) El tratamiento sea ilícito y el interesado se oponga a la supresión de los datos personales y solicite en su lugar la limitación de su uso; 3) La Notaría ya no necesite los datos personales para los fines del tratamiento, pero el interesado los necesite para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones; 4) Cuando el interesado se haya opuesto al tratamiento, siempre que dicha solicitud no sea incompatible con la obligación legal de custodia y clasificación del archivo notarial, la ley se lo permita y no se trate de información pública, de interés público o cuyo tratamiento está ordenado por la ley mientras se verifica si los motivos legítimos de la Notaría prevalecen sobre los del interesado.

Los Derechos establecidos en el presente capítulo se harán efectivos en el plazo de quince días contado a partir de la solicitud del titular.

La solicitud de ejercicio de los Derechos establecidos en este capítulo deberá contener al menos lo siguiente:

Identificación del Titular o del representante (Nombres y apellidos completos, número de cédula de identidad o pasaporte y dirección domiciliaria o electrónica para notificaciones) Así también se incluirán los datos de la o del representado.

Descripción clara y precisa de datos personales respecto de los cuales se busca ejercer alguno de los derechos y cualquier elemento que facilite la localización de los datos personales en la institución, mediante los cuales usted haya provisto.

Explicación clara y precisa de su petición.

Identificación del derecho o derechos que desea ejercer

Incluir documentos que acreditan identidad y representación legal

La Notaría podrá solicitar al titular en ejercicio de sus Derechos que aclare o amplíe su petición dentro del término de cinco días de recibida la solicitud. En consecuencia, el titular contará con el término de diez días, a partir del día siguiente en que recibió la notificación para aclarar o completar su petición.

Todo tipo de solicitudes para hacer efectivos sus Derechos en calidad de titulares de los Datos Personales bajo nuestra custodia se podrán realizar al siguiente correo electrónico: [email protected].

En caso de tener dudas, o requerir realizar comentarios sobre esta Política de Privacidad, puede contactarnos al siguiente correo electrónico: [email protected].

CAPÍTULO VI: MEDIDAS SEGURIDAD

La Notaría implementa todas las medidas técnicas, físicas, legales, organizativas y administrativas necesarias para la protección de datos personales bajo su custodia.

Se utilizará los estándares de la industria para la protección de la confidencialidad de la información, incluyendo: listado de control de acceso a servidores y servicios, asignaciones de roles a los integrantes de la organización, respaldos de información en discos duros, restricciones de acceso a archivos físicos y digitales, suscripción de contratos de encargo con proveedores y convenios de confidencialidad con trabajadores. La Notaría considera la información personal del titular como un activo que debe ser protegido de cualquier pérdida o acceso no autorizado.

CAPÍTULO VI: PLAZO DE CONSERVACIÓN

Los Datos Personales recopilados por la Notaría serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades señaladas y, durante el tiempo necesario para cumplir con las atribuciones, responsabilidades y funciones establecidas en la Ley notarial y normativa conexa, en atención al principio de publicidad notarial y en virtud de su calidad de órgano auxiliar de la función judicial.

CAPÍTULO VII: CUESTIONES FINALES

Será obligatorio que nos proporcione sus datos personales para poder ser beneficiario de nuestro servicio notarial. Recuerde que los servicios que prestamos se fundamentan en las funciones, atribuciones y responsabilidades que la Ley Notarial nos otorga. Asimismo, es importante informarle que los notarios estamos obligados a mantener bajo nuestra custodia, en el archivo notarial, todos los actos y contratos que autorizamos.

La información de contacto del Delegado de Protección de Datos Personales del Consejo de la Judicatura es la siguiente:

Nombre: María Augusta Peña Vásquez, MSc.

Dirección: Corea 126 y Av. Amazonas, Edificio BELMONTE, piso 2, oficina 201.

Correo electrónico: [email protected].

Teléfono: 02 245 0077

Por otro lado, la Notaría se reserva el derecho de modificar y/o actualizar la presente política en base a la legislación aplicable. Cualquier modificación será debidamente informada.